Van papier naar digitaal? Zo doen we dat met onze systematische aanpak

Twee locaties van Woonzorggroep Haaglanden (WZH) gingen over van papier naar digitaal met SmartWork. Dat was een grote overstap. ‘En door de coronasituatie ook een uitdagende, maar het is gelukt’, vertelt projectleider van tBureau Suzanne Stomp.

Vraag van WZH
Twee locaties van WZH moesten nog over op digitaal werken. Suzanne: ‘Deze innovatie draaide niet alleen om ‘van papier naar digitaal’ gaan, maar medewerkers moesten ook met nieuwe formulieren en de bijbehorende werkwijze leren omgaan. Daarom ontwikkelden we een e-learning op maat voor medewerkers.’

E-learning digitale vaardigheden en persoonsgerichte zorg
Die nieuwe formulieren zijn gericht op persoonsgerichte zorg. Een zorgvorm die vooral uitgaat van wat de cliënt nodig heeft en waarbij de cliënt veel meer centraal staat. ‘Dus medewerkers moesten niet alleen nieuwe digitale vaardigheden leren, maar ook vakinhoudelijk konden zij groeien met deze e-learning.’ Suzanne voegt toe: ‘En ondanks de coronasituatie kon de e-learning natuurlijk doorgaan. Maar het belang van fysiek trainen waar nodig blijft bestaan. Daarom trainden we ook degenen die de dossiers moesten overzetten op locatie.’

De kracht van onze systematische aanpak
Hoe kon deze overstap van papier naar digitaal ondersteund met een e-learning slagen in deze uitdagende tijden? Suzanne: ‘Ook nu bleek weer hoe waardevol onze systematische aanpak is. Deze aanpak was het fundament om in korte tijd de migratie van een papier naar digitaal dossier mogelijk te maken. Het proces leidde tot het gewenste resultaat.’

Suzanne voegt toe: ‘Ik ben trots dat het gelukt is. Juist ook omdat we hier te maken hadden met ‘digitale starters’: medewerkers die aanvankelijk bewust voor deze twee locaties kozen vanwege de papieren dossiers. Maar ook zij gingen sneller dan verwacht digitaal werken. We zien dat de meesten vooral ook blij dat ze nu volledig digitaal kunnen werken.’

Ook in deze tijden kun je innoveren
‘Misschien juíst in deze tijden,’ zegt Suzanne. ‘Ondanks alles hebben we vastgehouden aan onze planmatige maatwerkaanpak. En dat levert mooie resultaten op. In april werd het project geheel uitgesteld en nu konden we door een andere aanpak in september wel van start. Als een afdeling vanwege corona gesloten was, stelden we het overgaan op digitaal werken uit. Zodra het weer kon, ging die afdeling alsnog over op digitaal werken. Uiteindelijk heeft dit maar tot drie weken vertraging in het project geleid op een van de locaties. Conclusie: dingen lopen hoe dan ook altijd anders dan verwacht. Dus coronatijd of niet, een planmatige aanpak die zichzelf al vaak bewezen heeft, blijft het halve werk.’

Meer over planmatig digitaliseren in jouw organisatie?

Download ons gratis e-book ‘Zorginnovatie met resultaat’ onderaan de pagina aanpak van tBureau en laat je inspireren (kijk bij fase 3: Richt en kijk bij fase 4: Doen). Wil je meer weten over de uitrol en mogelijkheden van SmartWork zelf? Daar vertellen directeurs van tBureau Saskia Timmer en Jack van Gils in een volgende blog meer over.