Programma management Hoofdlijnenakkoord GGZ 2019-2022

Programma Management HLA GGZ

Programma Management Realisatie Hoofdlijnenakkoord GGZ
Sinds enige tijd besturen wij een programma binnen een politieke context en met veel belanghebbenden; we werken als programma managers aan de realisatie van het Hoofdlijnenakkoord GGZ. Nu is projectmatig en gedisciplineerd resultaten boeken in een complex veld, aan ons wel besteed. Maar deze opdracht vraagt om een interessante balanceer act van ons als professionele programma managers. Wij faciliteren en zijn daarbij neutraal ten aanzien van de inhoud, terwijl we tegelijkertijd heel veel verstand van deze inhoud hebben. Daarbij is het Hoofdlijnenakkoord GGZ natuurlijk ook een akkoord dat raakt aan veel maatschappelijke belangen binnen een voor de zorg zeer belangrijk domein. Hoe wij deze uitdaging aanpakken, lichten wij graag toe in dit artikel.

Hoofdlijnenakkoord GGZ

Het huidige Hoofdlijnenakkoord GGZ loopt gedurende de kabinetsperiode van 2019 tot 2022. Dit akkoord is opgesteld door het ministerie en  belangenpartijen in de GGZ: zorgaanbieders, beroepsorganisaties, zorgverzekeraars, en Mind namens de patiënten. Al deze partijen zijn betrokken bij de uitvoering van het Hoofdlijnenakkoord door actief verbeterplannen te maken. Het Hoofdlijnenakkoord bevat een grote verzameling doelstellingen; in totaal zijn er 25 doelen gesteld met ruim 40 subdoelen. Deze doelen variëren in complexiteit. Het verlagen van de wachtlijsten en het ontwikkelen van een nieuwe bekostiging voor de GGZ, zijn de complexere doelen van het akkoord. Ons programma management draagt er aan bij dat er op een constructieve en voortvarende manier gewerkt kan worden aan deze doelen. Zo zetten we in op een maximaal haalbaar resultaat voor de komende jaren. Ook is het van belang dat er een collectief archief en geheugen ontstaat over de besluitvorming en financiering van de verbeteringen. Sinds onze benoeming als programma manager (1 januari 2020) werken we hier vol passie, ambitie en gedrevenheid aan.

Op zoek naar programmamanager voor impuls voortgang

Zoals bij elk plan lopen sommige onderwerp voortvarend en andere zitten tegen of blijken lastiger. Bij een evaluatie stelde de verantwoordelijke partijen het belang vast van zicht houden op voortgang van alle elementen van het Hoofdlijnenakkoord. Er was een gevoel dat niet op alle onderdelen voldoende zicht was  en voortgang ontbrak. Bovendien ging het nemen van sommige beslissingen moeizaam. Daardoor ontstond de wens om het Hoofdlijnenakkoord programmatisch of projectmatig aan te gaan pakken. Bovendien moest er betere financiële sturing komen om zo tot gefundeerde besluiten te komen. Voor de opzet en uitvoering van dit programma werd een programma-manager gezocht. Vanuit mijn opgebouwde ervaring binnen werkgroepen, commissies en activiteiten direct gerelateerd aan het vorige hoofdlijnenakkoord, ben ik al jaren bij diverse partijen en het Hoofdlijnenakkoord GGZ betrokken. Daarom werd ik gevraagd of ik vanuit mijn inhoudelijke deskundigheid en politieke kennis van het traject de rol van programma manager op wilde pakken. Een enorme eer, die ook past bij mijn persoonlijke ambitie een bijdrage te leveren aan verbetering van de GGZ. Als tBureau besloten wij een bijzonder voorstel te doen. Dit bleek een winnend voorstel.   

Brede aanpak gekozen

Als tBureau hebben wij een ambitie in hoe wij de zorg willen helpen. Programma’s opzetten en projectmatig veranderen is er daar één van. Onze andere ambitie is de implementatie en opschaling van ehealth. Wij hebben vanuit deze gedrevenheid een bijzonder voorstel geschreven. Natuurlijk zetten we een team in. Het team is gebouwd op een diepe cultuur en overtuiging die mensen zien als ze met ons werken: betrokken, inzetten op verbinden, persoonlijk, iedereen aan boord houden, optimisme en rust. Dat is wat we doen. Maar soms geven we grenzen aan als dat helpt. Ik ben de programma manager, maar dan wel samen met mijn kundige collega’s van tBureau. Door namelijk meerdere mensen in te zetten dan alleen mijzelf,  wordt mijn kennis als programma manager aangevuld met de expertise van collega’s binnen tBureau die op basis van hun specialisme ingezet kunnen worden. Dit geeft meer mogelijkheden en stuwkracht. Zo voegt tBureau collega Annet van Harten competenties toe op inhoudelijke, beleidsmatige notities. Dankzij haar jarenlange ervaring in het complexe veld van het ziekenhuis is zij een materiedeskundige die ook nog eens heel goed kan schrijven. We passen vooral het principe toe: meer weten doe je samen.

“P3NL is als federatie van 13 wetenschappelijke en beroepsverenigingen één van de partijen die vol overtuiging haar handtekening onder het hoofdlijnenakkoord ggz heeft gezet. In het HLA zijn door veel partijen veel afspraken gemaakt en projecten ‘opgehangen’ om de ggz te verbeteren. Zo’n HLA heeft voor partijen ook vaak het karakter van ‘geven en nemen’, dus moet je niet verbaasd zijn dat niet elke partij op elk onderwerp even hard loopt. Om de voortgang en de samenhang tussen alle verschillende onderwerpen te bewaken, is ondersteuning in de vorm van programmamanagement onmisbaar. Jack van Gils doet dat met zijn team vanuit tBureau op een energieke, enthousiaste en deskundige manier. tBureau structureert, maakt inzichtelijk en stuurt op de afspraken die zijn gemaakt en is op die manier méér dan een stille kracht, het is de katalysator!”

Marnix de Romph, directeur P3NL en namens het bestuurlijk overleg ggz de opdrachtgever

Werkwijze

 

  • Respectvol polderen
    Binnen onze rol als programma manager zien wij dat de betrokken partijen allen een belang verdedigen. Dat is natuurlijk precies de bedoeling, hoewel dit soms voortgang in de weg zit. Maar dat hoort bij het polderen in Nederland. Dit polderen, overleggen vanuit belangen en samen tot goede afspraken en verbeteringen komen is immers altijd nog beter dan een wereld van éénzijdige normering, wettelijke plafonds en enkel en alleen toezicht op aantallen om de kosten en kwaliteit te beheersen. Met veel respect voor ieders belang bouwen wij aan een structuur waarin voortgang maken mogelijk is. Onze rol is hierin helpend en los van de inhoud. Wij richten ons op:
  • Wegnemen van weerstand
    Men heeft in de zorgsector de neiging tot overmatig debat en veel bureaucratie. Terecht dat men daar allergisch voor is. Wij proberen die bureaucratische component weg te houden, maar de voordelen van projectmatig werken wel naar boven te krijgen. Om betrokkenen hier goed in te begeleiden, passen wij veranderkundige principes toe. Overigens moet gezegd dat de Covid-19 pandemie dit jaar een heel nieuw perspectief geeft op verandering en weerstand. Dat maakt de opdracht nog boeiender. Inmiddels werken we namelijk op afstand, vergaderen via Zoom en partijen zijn effectief! Gelukkig waren wij al een groot voorstander van het nieuwe werken. We leren nu samen met partijen elke dag bij in de nieuwe 1.5metersamenleving.
  • Projectmatige aanpak
    Projectmatig werken helpt om inhoudelijk diep te gaan en duidelijke besluiten te nemen. Het helpt om volhardend te zijn in wat je doet. Zo houden wij binnen onze projectmatige aanpak steeds de doelstellingen voor ogen met behulp van dashboards. We weten daarmee wat partijen willen bereiken en kunnen vervolgens - door naar het achterliggende doel te blijven kijken - tot oplossingen komen. Omdat wij het belang hiervan bij voorbaat onderkenden, hebben we aangegeven met een projectmanagementtool te willen werken waar wij zelf erg goed bekend mee zijn, namelijk Teamwork. Door doelen, mijlpalen, programma’s en resultaten te verzamelen in deze tool kunnen we helder sturen op wat we nu eigenlijk aan het doen zijn om daar dashboarden van te maken. Tegelijkertijd leggen we een archief aan van wat er is besloten en wat het materiaal is dat geproduceerd is. Dankzij deze tool ontstaat dus een collectief geheugen, heldere besluitenlijsten, betere verzamelde notulen en transparantie. Het spreekt voor zich dat we hiermee meer resultaat kunnen bereiken. Omdat deze manier van werken zo goed past bij onze ambities, hebben we ons laten certificeren en zijn we inmiddels gecertificeerd partner van Teamwork.

Wie is aan zet?

Het opzetten van een programma en aanstellen van een programma manager(s), kent een keerzijde; valkuil is namelijk dat partijen nu het programma is ingesteld achterover leunen omdat zij denken dat het programma alles regelt. Maar wat wij binnen het programma regelen, is vooral de ‘projecthygiëne’. Het inhoudelijk vormgeven van de gestelde doelen, doen partijen zelf. Wij als programma faciliteren dat. Bij goed projectleiderschap hoort immers ook dat je niet alles zelf wilt doen. Uiteraard zullen wij vanuit onze expertise en ervaring hier en daar zeker een bijdrage willen en kunnen leveren in discussies – helemaal wanneer we daar expliciet om gevraagd worden - maar de bottomline is dat partijen zelf inhoudelijk aan zet zijn. Daar helpen we hen bij. Daar wordt het resultaat beter van.

Interessante uitdaging

De vraag ‘word je niet moe van de politiek, de ingewikkeldheid, de bureaucratie en de belangentegenstellingen?’ krijg ik regelmatig te horen. Soms overvalt de complexiteit van dit traject je inderdaad, maar ik vind het juist interessant om daar dan een doorbraak in te bereiken met elkaar. Om belemmeringen te benoemen en om resultaten te boeken. Dat is voor mij een uitdaging; niet vermoeiend, maar juist interessant. Vanuit die interesse kan ik deze rol vervullen. Binnen tBureau voelen we ons vereerd dat we deze taak op ons mogen nemen; een uitdagende taak waar we met enthousiasme en doorzettingsvermogen graag voor gaan in de komende jaren.

Wilt u meer weten over Programma Management of van gedachte wisselen over grootschalige verandering in uw organisatie? Neem gerust contact op. 

Jack van Gils en Annet van Harten.