Implementeren is een vak

Dit artikel is op 25 juni 2021 gepubliceerd in dagblad Trouw en hier te lezen op pagina 5.

Veel zorgorganisaties die willen innoveren zijn echt wel van goede wil. Ze doen dit om bijvoorbeeld hun cliënten meer regie te geven, of om de kwaliteit van hun leven te verbeteren. Maar tussen droom en daad zit iets in de weg: hindernissen om het innovatieve idee duurzaam in de praktijk te brengen. Precies daar kan tBureau bij helpen. Directeuren Jack van Gils en Saskia Timmer vertellen over hun visie op innovatie in de zorg en aanpak.

Waarom is tBureau eigenlijk nodig, wat is jullie reden van bestaan?
Van Gils: “Wij zien dat veel zorgorganisaties vastlopen in een innovatietraject. Ze willen graag vernieuwen, verbeteren, innoveren, om bijvoorbeeld meer tijd en aandacht te creëren voor hun cliënten. Of om meer regie en zelfstandigheid voor hun patiënten te realiseren. Maar ze halen helaas het gewenste resultaat niet. Er is al zoveel geprobeerd en geëxperimenteerd met zorgtechnologie, maar het beklijft gewoonweg niet binnen de organisatie. Gevolg is dat men het idee weer vervangt door een ander, nieuw idee. Zo komt innovatie nooit echt van de grond. Daar willen wij verandering in brengen.”

Kunnen jullie een voorbeeld van geven van een eHealth-oplossing die niet beklijft?
Timmer: “Neem smartglasses. Daar is soms veel in geïnvesteerd, ze zouden de zorg diepgaand kunnen veranderen. Het is voorlopig een typisch geval van overpromising en underdelivering. In de praktijk wordt er namelijk nauwelijks gebruik van gemaakt. Een ander voorbeeld is beeldbellen in de zorg, waarbij ik mijn hart vasthoud voor de toekomst ervan. Nu doet iedereen dat noodgedwongen, vanwege de coronacrisis. Maar als we het niet zorgvuldig borgen in de processen, vallen we na corona weer terug in de oude gewoonte, met alleen maar face-to-face contact. Terwijl een goede balans tussen beeldbellen en fysiek contact de zorg efficiënter maakt en wachttijden kan verkorten. Denk alleen maar aan patiënten die minder hoeven te reizen.”

De hamvraag dan: hoe komt het dat innovaties zo vaak gedoemd zijn te mislukken?
Van Gils: “In het kort komt het erop neer dat soms een scherpe visie ontbreekt. Dan willen organisaties wel innoveren, maar weten ze niet wat ze preciés willen. Veel vaker lukt het niet om de innovatieve visie echt te realiseren, dan schort het dus aan de uitvoering. Het borgen en normaliseren van de innovatie mislukt. Dat heeft ermee te maken dat ze niet inzien dat implementeren echt een vak is. Een vak dat niet alleen kennis en kunde over veranderen vereist, maar ook toewijding en doorzettingsvermogen. Niets implementeert zich vanzelf, daar is keihard werken en een gestructureerde aanpak voor nodig.”

Wat is jullie rol daarbij?
Timmer: “tBureau is een adviesorganisatie voor versnelling van innovaties in de zorg. Wij helpen zorgorganisaties, zoals GGZ-instellingen, ouderen- en thuiszorg en gehandicaptenzorg, om hun zorg toekomstbestendig te maken. Door bij voorkeur het hele traject van implementatie naar adoptie te begeleiden. Innoveren kan écht, maar het vergt veel.”

Hoe gaan jullie te werk om innovaties echt te realiseren?
Van Gils: “We werken via negen stappen, van het begin – het analyseren van de behoefte en visie van een organisatie – tot en met het eind – de uitvoering met behulp van draaiboeken en borging in de organisatie. Bij deze implementatiemethodiek van innovaties vormt de driehoek proces – technologie – sociaal de kern. Door technologie te introduceren in een proces verandert dat proces en daardoor veranderen onderlinge interacties ook, de sociale component. De zorg is mensenwerk en dat mag je niet vergeten in zo’n implementatietraject. Sterker nog, die driehoek moet volledig in balans zijn om innovaties te doen slagen. Dat betekent dat je alle mensen in je organisatie, en dus niet alleen het management, moet meenemen. Het is voor iedereen een leertraject. Weerstand moet worden weggenomen, voordelen moeten worden uitgelegd. Wij spelen daarbij de rol van betrokken programmamanager, die samen met onze klanten successen wil boeken. Dat doen we door tot in detail de implementatie te begeleiden.”

Kun je tot slot een praktijkvoorbeeld geven waaruit blijkt hoe jullie aanpak eruitziet?
Timmer: “Zeker, vorig jaar zijn we bijvoorbeeld aan de slag gegaan bij een GGZ-instelling. Zij wilden hun eHealth nieuwe impulsen geven, in het bijzonder het blended behandelen, dus deels online en deels face-to-face. We zijn eerst gaan kijken waar ze op dat moment precies stonden, wat de visies, knelpunten en doelen waren, en wat minimaal haalbaar was. Na deze analyse volgde een veranderplan, met daarin beschreven wat de aanpak per afdeling zou moeten zijn om de innovatie door te voeren. Vervolgens was het een kwestie van medewerkers trainen en meenemen, communiceren en aan adoptie werken via onze maatwerk-draaiboeken. Daarin staan voor elke organisatorische eenheid, elk team, de processtappen nauwkeurig beschreven. Om een lang verhaal kort te maken: de resultaten waren spectaculair! Het aantal cliënten dat online actief werd, was in korte tijd bijna verzevenvoudigd. Momenteel zijn we bezig deze mooie resultaten te borgen. Zodat deze innovatie blijvend van de grond komt. Dat gunnen we meer organisaties. Innovatie in de zorg kan, maar vraagt wel de juiste investering!”