Kenmerkende projecten

Ondersteun ons bij organisatiebrede uitrol van werkwijze en ECD.

De vraag

Pergamijn vroeg tBureau een strategie te bedenken om de implementatie van hun nieuwe werkwijze voor ondersteuningsplannen en de implementatie van hun nieuwe ECD konden combineren. Pergamijn had een project voor ogen met een langere doorlooptijd en was op zoek naar commitment en hulp. tBureau voelde zich geroepen!

De situatie

De vraag van Pergamijn leidde na analyse tot een verandering van koers: tBureau hielp bij een complex organisatiebreed verandertraject, waarbij cultuur, zorginhoud en zorgtechnologie samenkomen.

Analyse

Pergamijn koos na grondige analyse voor het implementeren van een ECD (Pluriformzorg van Adapcare). Dit wilde zij koppelen aan de implementatie van de nieuwe werkwijze voor het opstellen van een ondersteuningsplan. Hierom was de vraag aan het tbureau eigenlijk om te helpen bij het opstellen van een juiste strategie waarin de implementatie van ECD en nieuwe werkwijze voor ondersteuningsplannen gecombineerd werd. Wat bleek echter tijdens de analyse? De implementatie van de nieuwe werkwijze moest voorafgaan aan implementatie van het ECD. Met als gevolg dat een complex programma opgezet, vormgegeven en uitgevoerd worden.

Focus

In nauw overleg besloten we een programma op te zetten waarin we alle doelen zorgvuldig konden realiseren. Binnen dat programma lieten we verschillende leveranciers intensief samenwerken voor het beste resultaat. Het programma kende acht deelprojecten:

  1. Procesanalyse, uitwerken en toetsen van de nieuwe werkwijze;
  2. Inrichten en testen van de techniek, inclusief systeem koppeling en data-migratie;
  3. Kwaliteit en Acceptatie op systeem en proces niveau zowel in de zorg als in de ondersteunende diensten;
  4. Implementatie van de nieuwe werkwijze in het zorgproces;
  5. Hervorming van de ondersteuningen processen en zorgen dat registratie aan de bron realiteit wordt en de administratieve lastendruk vermindert;
  6. Inrichten van de communicatie rond het nieuwe ondersteuningsplan en de goedkeuring daarvan via een nieuw cliënten portaal;
  7. Ontwikkelen van een roadmap zodat de toekomst met het nieuwe ECD op professionele wijze doorgezet kan worden in de organisatie;
  8. Implementatie van het ECD en het cliëntportaal.

De uitrol van de gekozen werkwijze is gedaan via coaching en leersessies in teams. Een ontwikkelingsgerichte aanpak, maar wel vanuit duidelijke kaders en doelen.

Bijzonder element in deze aanpak is de organisatiebrede uitrol van ECD via een geautomatiseerd draaiboek. Dit draaiboek combineert tBureaus’ kennis en ervaring met uitrol en implementatie van zorgtechnologie en de specifieke behoefte en inhoud van Pergamijn. Dankzij het gelijktijdig en zorgvuldig getimed laten draaien van circa 60 draaiboeken met 250 acties en 50 documenten kunnen wij:

  • voldoen aan de eis om binnen zo kort mogelijke tijd alle 700 cliëntendossiers over te zetten;
  • ervoor zorgen dat circa 1.000 medewerkers de nieuwe software, de nieuwe procedures en de nieuwe werkwijze adopteren.

Teamleider Jacqueline Kronieger, Pergamijn:

“Werken met de draaiboeken bij onze ECD implementatie vind ik als teamleider heel prettig. De acties in het draaiboek geven me aan wat ik moet doen, dat helpt me om de implementatie in mijn team vorm te geven. De mails uit het systeem bevatten alle informatie die ik nodig heb als teamleider om de implementatie van ons ECD in het team goed te doen. Door de draaiboekacties blijft de implementatie overzichtelijk, we maken via iedere actie een klein stapje vooruit.”

Resultaat

tBureau ontwikkelde de implementatiestrategie en richtte na goedkeuring het programma in om dit vervolgens ook op te starten. Via directe rapportage aan het management van de organisatie en goede verbinding met de het kernteam als (toekomstige) eigenaar van de nieuwe werkwijze hield het programma continu een zichtbare lijn met de organisatie. tBureau was hierbij verantwoordelijk voor het programma, betrokken op inhoudelijke posities, programmamanager en projectleider. In de uitvoering van het programma zijn zorginhoudelijke werkwijze en inzet van het ECD bijeen gebracht, wat een gezonde nieuwe uitgangspositie voor de organisatie bood. De doelstellingen – realiseer één dossier, ondersteun methodisch werken en zorg voor multidisciplinair samenwerken – hebben wij gedurende het gehele traject geborgd.

Samenwerking
De samenwerking tussen tBureau en Pergamijn is steeds de basis geweest van het succes. Het omvangrijke programma – met meerdere deeltrajecten en betrokkenen – had een geplande doorlooptijd van achttien maanden. Op dit moment is het programma grotendeels gerealiseerd, binnen deze geplande doorlooptijd. Een uitzonderlijk resultaat voor een programma van deze omvang! Iets dat de opdrachtgever zich realiseert en waardeert. De belangrijke mijlpalen zijn allen gehaald. Marc Janssen, Clustermanager Pergamijn en tevens programma-eigenaar:

“tBureau helpt veranderprocessen daadwerkelijk te realiseren. Pragmatisme koppelen zij aan een professionele aanpak waarbij eindresultaat en scoping geen moment ter discussie staan. Na beëindiging van het programma kan de staande organisatie de nieuwe processen zelfstandig voortzetten, onderhouden en beheren. Dit alles in een uiterst prettige en laagdrempelige wijze van samenwerken.”

Aanpassing doorlooptijd en kosten

Belangrijk voor het succes is ook de aanpassing in doorlooptijd en kosten van het programma die tBureau bij aanvang van dit project op basis van een analyse vaststelde. In het kernteam zitten de vrijgemaakte mensen van de organisatie zelf waardoor tachtig procent van het werk door interne medewerkers gedaan kon worden. Zij profiteerden uiteraard van de expertise van tBureau.

tBureau monitoring

Het programma blijft klein, de medewerkers zelf voeren een gecontroleerde en zorgvuldig voorbereide migratie uit waarbij 15.000 acties met de bijbehorende 3.000 documenten door de organisatie stromen. Door de inzet van tBureau monitoring (met behulp van Time IT en andere online tools) kunnen zij deze migratie uitvoeren met een klein team.

Contactinfo: