Kenmerkende projecten

Ondersteun ons bij organisatiebrede uitrol van werkwijze en ECD.

Pergamijn vroeg tBureau ondersteuning bij de implementatie van de nieuwe werkwijze en het nieuwe ECD. Een complex organisatiebreed verandertraject, waarbij cultuur, zorginhoud en zorgtechnologie samenkomen. Pergamijn had een project voor ogen met een langere doorlooptijd en was op zoek naar commitment en hulp.

Analyse

Pergamijn heeft na grondige analyse gekozen om een ECD (Pluriformzorg van Adapcare) te implementeren. Dit wilde men echter koppelen aan de implementatie van de nieuwe werkwijze voor het opstellen van een ondersteuningsplan. De vraag aan het tbureau was initieel om te helpen bij het opstellen van een implementatiestrategie. Tijdens de analyse van de benodigde implementatiestrategie kwam men tot de conclusie dat de implementatie van de nieuwe werkwijze voorafging aan implementatie van het ECD. Een complex programma moest opgezet, vormgegeven en uitgevoerd worden.

Focus

In nauw overleg is besloten om een programma op te zetten waarbij alle doelen zorgvuldig gerealiseerd konden worden. In dat programma was het nodig om intensief samen te werken tussen verschillende leveranciers. Het benodigde programma kende 8 deelprojecten: (1) Procesanalyse, uitwerken en toetsen van de nieuwe werkwijze; (2) Inrichten en testen van de techniek, inclusief systeem koppeling en data-migratie; (3) Kwaliteit en Acceptatie op systeem en proces niveau zowel in de zorg als in de ondersteunende diensten; (4) Implementatie van de nieuwe werkwijze in het zorgproces; (5) Hervorming van de ondersteuningen processen en zorgen dat registratie aan de bron realiteit wordt en de administratieve lastendruk vermindert; (6) Inrichten van de communicatie rond het nieuwe ondersteuningsplan en de goedkeuring daarvan via een nieuw cliënten portaal; (7) Ontwikkelen van een roadmap zodat de toekomst met het nieuwe ECD op professionele wijze doorgezet kan worden in de organisatie en (8).

Resultaat

tBureau heeft de implementatiestrategie ontwikkeld en na goedkeuring het programma ingericht en  opgestart. Het programma had een zichtbare lijn naar de lijnorganisatie, via directe rapportage aan het management van de organisatie maar ook goede verbinding met de zorg (kernteam) als (toekomstige) eigenaar van de nieuwe werkwijze.

Marc Janssen, Clustermanager Pergamijn en tevens programma eigenaar:

“tBureau helpt veranderprocessen daadwerkelijk te realiseren. Pragmatisme wordt gekoppeld met een professionele aanpak waarbij eindresultaat en scoping geen moment ter discussie staan. Na beëindiging van het programma is de staande organisatie in staat de nieuwe processen zelfstandig te continueren, onderhouden en beheren. Dit alles in een uiterst prettige en laagdrempelige wijze van samenwerken.”

De doelstellingen – realiseer één dossier, ondersteun methodisch werken en zorg voor multidisciplinaire samenwerken – zijn gedurende het gehele traject geborgd. De samenwerking is de basis geweest van het succes, met tBureau als verantwoordelijke voor het programma en betrokken op inhoudelijke posities, zowel als programma manager en als projectleider. In de uitvoering van het programma zijn zorginhoudelijke werkwijze en inzet van het ECD bijeen gebracht, wat een gezonde nieuwe uitgangspositie voor de organisatie bood.
Het programma was omvangrijk, met meerdere deeltrajecten en betrokkenen. De geplande doorlooptijd was 18 maanden. Op dit moment is het programma grotendeels gerealiseerd, binnen geplande doorlooptijd. Voor een programma van deze omvang is dat uitzonderlijk te noemen, iets wat de opdrachtgever zich realiseert en waardeert. De belangrijke mijlpalen zijn allen gehaald, wel is bij aanvang van dit project op basis van een analyse van tBureau een fundamentele aanpassing gedaan in doorlooptijd en kosten van het programma. De ontwikkeling van de organisatie heeft altijd voorop gestaan en in het kernteam zitten de vrijgemaakte mensen van de organisatie zelf. 80% van het werk is door interne medewerkers gedaan, waarbij zij konden profiteren van de expertise van tBureau. De uitrol van werkwijze is gedaan via coaching en leersessie in de teams, een ontwikkelingsgerichte aanpak, maar wel vanuit duidelijke kaders en doelen.

Bijzonder element in deze aanpak is de organisatiebrede uitrol van ECD die is aangevlogen met een geautomatiseerd draaiboek. In het draaiboek is de kennis en ervaring van tBureau met uitrol en implementatie van zorgtechnologie beschikbaar. Dit in combinatie met de specifieke behoefte en inhoud van Pergamijn. De reden om deze unieke vorm van een draaiboek in te zetten is om te kunnen voldoen aan de specifiek eis om binnen zo kort mogelijke tijd alle 700 cliëntendossiers over te zetten en circa 1.000 medewerkers de nieuwe software, de nieuwe procedures en de nieuwe werkwijze te laten adopteren. Daarvoor draaien gelijktijdig en zorgvuldig getimed circa 60 draaiboeken met 250 acties en 50 documenten.

Teamleider Jacqueline Kronieger, Pergamijn: “Werken met de draaiboeken bij onze ECD implementatie vind ik als teamleider heel prettig. De acties in het draaiboek geven me aan wat ik moet doen, dat helpt me om de implementatie in mijn team vorm te geven. De mails uit het systeem bevatten alle informatie die ik nodig heb als teamleider om de implementatie van ons ECD in het team goed te doen. Door de draaiboekacties blijft de implementatie overzichtelijk, we maken via iedere actie een klein stapje vooruit.”

Kortom het programma blijft klein, de medewerkers zelf voeren een gecontroleerde en zorgvuldig voorbereide migratie uit waarbij 15.000 acties met bijhorende 3.000 documenten door de organisatie stromen. Door de inzet van tBureau monitoring (met behulp van Time IT en andere online tools) is dat uit te voeren met een klein team.

Contactinfo: